Admin Assistant

🏷️ Admin Assistant – Role & Responsibilities

📌  စီမံခန့်ခွဲရေး အကူ (Admin Assistant) ၏  Role (အခန်းကဏ္ဍ)

Admin Assistant တစ်ဦးသည် ရုံးလုပ်ငန်းများ ချောမွေ့စွာလည်ပတ်နိုင်ရေး၊ အဖွဲ့အစည်းအတွင်း ထိရောက်သောဆက်သွယ်ရေးနှင့် စီမံခန့်ခွဲမှုကို အထောက်အကူပြုရသော စွယ်စုံရအခန်းကဏ္ဍမှ ပါဝင်ပါသည်။ ၎င်းတို့သည် မန်နေဂျာများ၊ အဖွဲ့ဝင်များနှင့် ဝန်ထမ်းများအား နေ့စဉ်လုပ်ငန်းဆောင်တာများ ဆောင်ရွက်ရာတွင် အခက်အခဲများ မရှိစေရန် မရှိမဖြစ်အထောက်အပံ့ပေးရပါသည့် သူများ ဖြစ်ပါသည်။

👍 Responsibilities (တာဝန်များ):

1. စီမံခန့်ခွဲရေးအထောက်အပံ့

   • မန်နေဂျာများ သို့မဟုတ် အမှုထမ်းများ၏ ချိန်းဆိုမှုများ၊ ပြက္ခဒိန်များ၊ အစည်းအဝေးများကို စီစဉ်ခြင်း။

   • အစည်းအဝေးများ၊ ညီလာခံများ၊ ပွဲများကို နေရာချထားခြင်း၊ လုပ်ငန်းအစီအစဉ်များပြုစုခြင်း၊ မှတ်တမ်းများရေးသားခြင်း။

   • အီးမေးလ်၊ ဖုန်းဆက်သွယ်မှုများ၊ စာများကို စီမံခန့်ခွဲခြင်းနှင့် ဖြန့်ဝေခြင်း။

   • စာရွက်စာတမ်းများ၊ ဖိုင်များကို ရုပ်ပိုင်းနှင့် ဒီဂျစ်တယ်စနစ်ဖြင့် စနစ်တကျသိမ်းဆည်းခြင်း။

2. ဆက်သွယ်ညှိနှိုင်းမှု

   • ဌာနအကြား၊ အပြင်ဘက်ဆက်သွယ်ရေးများတွင် ကြားခံအဖြစ်ဆောင်ရွက်ခြင်း။

   • ဧည့်သည်များကို ကြိုဆိုခြင်း၊ မေးမြန်းမှုများကို ဖြေကြားခြင်း၊ သင့်လျော်သောနေရာသို့ လမ်းညွှန်ခြင်း။

   • အီးမေးလ်၊ အစီရင်ခံစာ၊ မှတ်တမ်းများကို မူကြမ်းရေးသားခြင်း၊ ပြန်လည်စစ်ဆေးခြင်း။

3. ရုံးစီမံခန့်ခွဲမှု

   • ရုံးသုံးပစ္စည်းများ၊ ကိရိယာများကို စာရင်းစစ်ခြင်းနှင့် မှာယူခြင်း။

   • ပြုပြင်ထိန်းသိမ်းမှု၊ ဝန်ဆောင်မှုများအတွက် လုပ်ငန်းရှင်များနှင့် ညှိနှိုင်းခြင်း။

   • ရုံးပတ်ဝန်းကျင်ကို သန့်ရှင်းမှုရှိစေရန် စောင့်ကြည့်ခြင်း။

4. အချက်အလက်နှင့် ဘဏ္ဍာရေးလုပ်ငန်းများ

   • စာရွက်စာတမ်း အချက်အလက်များကို Computer ထဲသို့ ထည့်သွင်းခြင်း၊ Database များ မွမ်းမံခြင်း။

   • အသေးစား စာရင်းကိုင်လုပ်ငန်းများ (ဥပမာ - ကုန်ကျစရိတ်များ၊ ငွေတောင်းခံလွှာများ) ကို ကူညီဆောင်ရွက်ပေးခြင်း။

5. ခရီးသွားလာမှုနှင့် လိုဂျစ်စတစ်စီမံခန့်ခွဲမှု

• လေယာဉ်၊ ဟိုတယ်၊ သယ်ယူပို့ဆောင်ရေးစသည့် ခရီးစဉ်များကို စီစဉ်ပေးခြင်း။

• နောက်ဆုံးချိန်းဆိုမှုများ ပြောင်းလဲမှုရှိရင် ကိုင်တွယ်ဖြေရှင်းခြင်း။

6. လျှို့ဝှက်ချက်နှင့် စည်းမျဉ်းစည်းကမ်း

   • လျှို့ဝှက်အချက်အလက်များ (ဥပမာ - ဝန်ထမ်းမှတ်တမ်း၊ ဘဏ္ဍာရေးအချက်အလက်) များကို ဂရုတစိုက်စီမံခြင်း။

   • ကုမ္ပဏီစည်းမျဉ်းများနှင့် ဥပဒေရေးရာလိုအပ်ချက်များကို လိုက်နာစေခြင်း။

7. နည်းပညာနှင့် ကိရိယာများ

   • ပရင့်ထုတ်စက်၊ စကင်နာ၊ ဖုန်းစနစ်များကို အသုံးပြုတတ်ခြင်း။ ကိုင်တွယ်ဖြေရှင်းနိုင်ခြင်း။

   • Microsoft Office၊ Google Workspace စသည့် ဆော့ဖ်ဝဲများကို ကျွမ်းကျင်စွာအသုံးပြုနိုင်ခြင်း။

8. ပြဿနာဖြေရှင်းခြင်းနှင့် မြှင့်တင်ခြင်း

   • အချိန်ဇယား ပဋိပက္ခများ၊ နည်းပညာအခက်အခဲများကို ကူညီဖြေရှင်းပေးခြင်း။

   • လုပ်ငန်းစဉ်များတိုးတက်ရန် အကြံပြုခြင်း (ဥပမာ - ဒီဂျစ်တယ်ကိရိယာများ အသုံးပြုခြင်း)။

9. အပိုဆောင်းတာဝန်များ

   • စီမံကိန်းများ၏ လုပ်ဆောင်ချက်များအား လေ့လာစောင့်ကြည့် ခြေရာခံခြင်း၊ အစီရင်ခံစာပြုစုခြင်း။

   • အသစ်ခန့်အပ်ထားသော ဝန်ထမ်းများအား လိုက်လျောညီထွေဖြစ်စေရန် ကူညီခြင်း။

   • ကုမ္ပဏီပွဲများ၊ အဖွဲ့လိုက်လှုပ်ရှားမှုများကို စီစဉ်ဆောင်ရွက်ခြင်း။

🤹🏻 လိုအပ်သော ကျွမ်းကျင်မှုများနှင့် အရည်အချင်းများ:

• ဆက်သွယ်ရေး - ရှင်းလင်းပြတ်သားသော စာနှင့်နှုတ်ဖြင့်ဆက်သွယ်နိုင်မှု။

• အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု - လုပ်ငန်းတာဝန်များကို ဦးစားပေးအလိုက် စီမံနိုင်မှု။

• နည်းပညာအသုံးချမှု - ရုံးသုံးဆော့ဖ်ဝဲများ (Microsoft Office၊ Google Docs) တွင် ကျွမ်းကျင်ခြင်း။

• အသေးစိတ်ဂရုစိုက်မှု - အမှားအယွင်းနည်းစေရန် စနစ်တကျစိစစ်နိုင်မှု။

• လိုက်လျောညီထွေရှိမှု - ရုတ်တရက်ပြောင်းလဲမှုများကို ကိုင်တွယ်နိုင်စွမ်း။

• နည်းပညာပစ္စည်းများ ကျွမ်းကျင်မှု - ဖုန်းများ၊ Computer များ၊ လျှပ်စစ် ပစ္စည်းများ၊ နှင့် ကားအကြောင်း အစရှိတဲ့ နည်းပစ္စည်းများကို စိတ်ဝင်စားပြီး လေ့လာနိုင်ရမည်။

📍Admin Assistant များသည် အဖွဲ့အစည်း၏ နှလုံးသွေး ကဲ့သို့ အရေးပါသော အခန်းကဏ္ဍမှ ပါဝင်ပြီး လုပ်ငန်းတစ်ခု၏  လည်ပတ်မှုနှင့် အောင်မြင်မှုအတွက် မရှိမဖြစ်လိုအပ်သည့် ရာထူးလည်း ဖြစ်ပါသည်။ 📍

👨🏻‍💼 အစီရင်ခံရမည့်သူ

• HR & Admin Manager