Customer Service Representative

🏷️ Customer Service Representative – Role & Responsibilities

📌 ဖောက်သည်ဝန်ဆောင်မှုကိုယ်စားလှယ် (Customer Service Representative) ၏  Role (အခန်းကဏ္ဍ)

ဖောက်သည်ဝန်ဆောင်မှုကိုယ်စားလှယ်သည် ကုမ္ပဏီနှင့် ဖောက်သည်ကြား အဓိကဆက်သွယ်မှုကို ထိန်းသိမ်းပေးသည့် အရေးပါသောအခန်းကဏ္ဍဖြစ်ပါသည်။ ဖောက်သည်များ၏ မေးမြန်းမှုများ၊ ပြဿနာများကို ဖြေရှင်းပေးခြင်း၊ ဝန်ဆောင်မှုအရည်အသွေးကို မြှင့်တင်ပေးခြင်းဖြင့် ဖောက်သည်ကျေနပ်မှုနှင့် သစ္စာရှိစွာ ပုံမှန်ဝယ်ယူခြင်းတွေကို ဖန်တီးပေးပါသည်။

👍 Responsibilities (တာဝန်များ):

အဓိကတာဝန်နှင့် လုပ်ငန်းတာဝန်များ

1. ဖောက်သည်နှင့် တိုက်ရိုက်ဆက်သွယ်ဆောင်ရွက်ခြင်း

   • ဖောက်သည်များကို ဖုန်း၊ အီးမေးလ်၊ လက်တွေ့ဆိုင်ခွဲ၊ သို့မဟုတ် အွန်လိုင်းချက်တင်ပလက်ဖောင်းမှတစ်ဆင့် ကြိုဆိုခြင်းနှင့် ပံ့ပိုးပေးခြင်း။

   • ကုန်ပစ္စည်း/ဝန်ဆောင်မှုဆိုင်ရာ မေးခွန်းများ၊ ဈေးနှုန်းများ၊ ပရိုမိုးရှင်းများကို ရှင်းလင်းစွာဖြေကြားခြင်း။

   • ဖောက်သည်များ၏ အကြံပြုချက်နှင့် လိုအပ်ချက်များကို နားထောင်ပြီး မှတ်တမ်းတင်ခြင်း။

2. ဖောက်သည်ပြဿနာဖြေရှင်းပေးခြင်း

   • ဖောက်သည်များ၏ မကျေနပ်မှု (ဥပမာ- ပစ္စည်းပျက်စီးခြင်း၊ မှားယွင်းပို့ခြင်း) ကို စနစ်တကျစစ်ဆေးပြီး အမြန်ဆုံးဖြေရှင်းပေးခြင်း။

   • ပြန်လည်အပ်နှံခြင်း (Return/Refund)၊ အစားထိုးပေးခြင်း၊ နှင့် လျော်ကြေးပေးခြင်းစသည့် ဖြေရှင်းနည်းများကို အသုံးပြုခြင်း။

   • ပြဿနာဖြေရှင်းမှုအဆင့်ဆင့်ကို စနစ်တကျမှတ်တမ်းတင်ခြင်း။

3. အမှာစာစီမံခန့်ခွဲမှု

   • ဖောက်သည်မှတစ်ဆင့်ရရှိသော အမှာစာများကို အတည်ပြုခြင်း၊ ပြင်ဆင်ခြင်း၊ နှင့် ပို့ဆောင်ရေးအဖွဲ့သို့ ပေးပို့ဆောင်ရွက်ခြင်း။

   • ပို့ဆောင်မှုနှင့်ပတ်သက်သော အချိန်ဇယား၊ နေရာပြောင်းလဲမှုများကိုလည်း ဖောက်သည်ထံအသိပေးခြင်း။

4. အချက်အလက်နှင့် ဆက်သွယ်ရေးစနစ်များကို စီမံခြင်း

   • ဖောက်သည်ဆိုင်ရာအချက်အလက်များ (ဥပမာ- ဆက်သွယ်ရန်နေရာ၊ မှာယူမှုမှတ်တမ်း) ကို လုံခြုံစွာသိမ်းဆည်းခြင်း။

   • CRM (Customer Relationship Management) စနစ်ကို အသုံးပြုကာ ဖောက်သည်ဆက်ဆံရေးကို စနစ်တကျစီမံခြင်း။

5. ဖောက်သည်ပြန်လည်သုံးသပ်ချက်များကို စုဆောင်းခြင်း

   • ဖောက်သည်များ၏ ဝေဖန်အကြံပြုချက်များကို စုဆောင်းပြီး စီမံခန့်ခွဲမှုဌာနသို့ ပြန်လည်အစီရင်ခံခြင်း။

   • ဝန်ဆောင်မှုအရည်အသွေးကို မြှင့်တင်ရန် ဖောက်သည် Feedback ကို အခြေခံပြုပြင်ခြင်း။

6. အရောင်းနှင့်စပ်လျဉ်းသော အထောက်အပံ့

   • ဖောက်သည်များအား ထပ်မံဝယ်ယူရန် စည်းရုံးခြင်း (Up-selling/Cross-selling)။

   • အသစ်ထုတ်လုပ်သော ကုန်ပစ္စည်းများ သို့မဟုတ် ဝန်ဆောင်မှုအသစ်များကို မိတ်ဆက်ပေးခြင်း။

7. စည်းကမ်းနှင့်လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများကို လိုက်နာခြင်း

   • ကုမ္ပဏီ၏ ဝန်ဆောင်မှုစံနှုန်းများ၊ လျှို့ဝှက်ချက်များကို လုံခြုံစွာကာကွယ်ခြင်း။

   • ဖောက်သည်များ၏ ကိုယ်ရေးကိုယ်တာအချက်အလက်ကို လုံခြုံစွာကိုင်တွယ်ခြင်း။

🤹🏻 လိုအပ်သောစွမ်းရည်များ

• ဆက်သွယ်ပြောဆိုနိုင်မှု : ရှင်းလင်းပြေပြစ်သော စကားပြောနှင့် အကြားအမြင်စွမ်းရည်။

• စိတ်ရှည်သည်းခံမှု : စိတ်ဆိုးနေသော ဖောက်သည်များကို အေးဆေးတည်ငြိမ်စွာဖြေရှင်းနိုင်မှု။

• ပြဿနာဖြေရှင်းနိုင်စွမ်း : အရေးပေါ်အခြေအနေများတွင်လည်း ဆုံးဖြတ်ချက်မြန်မြန်ချနိုင်မှု။

• နည်းပညာကျွမ်းကျင်မှု : CRM စနစ်၊ POS စနစ်၊ နှင့် အီးမေးလ် စီမံခန့်ခွဲမှုကိရိယာများကို အသုံးပြုနိုင်မှု။

• ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်နိုင်မှု : အဖွဲ့အစည်းအတွင်း အခြားဌာနများနှင့် ညှိနှိုင်းလုပ်ကိုင်နိုင်မှု။

အရေးပါပုံ

• ဖောက်သည်များ၏ ပထမဆုံးအတွေ့အကြုံ (First Impression) ကို ဖန်တီးပေးသူဖြစ်သဖြင့် ကုမ္ပဏီ၏အမှတ်တံဆိပ်ကို အပြုသဘောဆောင်စေသည်။

• ဖောက်သည်ပြန်လည်ဝယ်ယူမှု (Customer Retention) နှင့် Brand အပေါ်သစ္စာရှိခြင်းတွေကို တိုးမြင့်စေသည်။

• ဖောက်သည်များ၏ ပြဿနာများကို အမြန်ဖြေရှင်းပေးခြင်းဖြင့် ကုမ္ပဏီ၏ဂုဏ်သတင်းကို ကာကွယ်ပေးသည်။

📍 ဖောက်သည်ဝန်ဆောင်မှုကိုယ်စားလှယ်သည် ကုမ္ပဏီနှင့်ဖောက်သည်ကြား ယုံကြည်မှုတံတားကို တည်ဆောက်ပေးသည့် အဓိကလူသားအရင်းအမြစ်ဖြစ်ပါသည်။ သူတို့၏ စွမ်းဆောင်ရည်နှင့် စိတ်ရောကိုယ်ပါ ပါဝင်မှုသည် ဖောက်သည်ကျေနပ်မှုကို သိသိသာသာ မြှင့်တင်ပေးနိုင်ပါသည်။ 📍

👨🏻‍💼 အစီရင်ခံရမည့်သူ

• Sale & Marketing Manager, Fulfillment Manager

🤝 တွဲဖက်လုပ်ကိုင်ရမည့်သူ/Report ပေးရမည့်သူ

• Logistic Assistant, Sale Representative