Cashier SOP

Cashier တစ်ယောက်အတွက် လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှု ပုံစံ (SOP) အဆင့်ဆင့်

Cashier တစ်ယောက်အနေနဲ့ လုပ်ငန်းခွင်မှာ ထိရောက်၊ မှန်ကန်၊ လုံခြုံစွာ လုပ်ကိုင်နိုင်ဖို့အတွက် လိုက်နာရမယ့် လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှု ပုံစံ (Standard Operating Procedure - SOP) အဆင့်ဆင့်ကို အောက်ပါအတိုင်း ဖော်ပြလိုက်ပါတယ်။ ဒီအဆင့်တွေက လုပ်ငန်း အမျိုးအစားအလိုက် အနည်းငယ် ကွဲပြားနိုင်ပေမဲ့ အခြေခံအားဖြင့်တော့ တူညီပါတယ်။

၁။ လုပ်ငန်းစတင်ခြင်း (Opening Procedures)

တစ်ရက်တာအတွက် လုပ်ငန်းမစတင်မီ ဆောင်ရွက်ရမယ့် အချက်တွေ ဖြစ်ပါတယ်။

• ငွေကြေးစစ်ဆေးခြင်း (Counting the Cash Drawer):

  • စတင်အသုံးပြုမယ့် ငွေသား (float) ပမာဏကို စစ်ဆေးပါ။

  • ငွေလဲလှယ်ဖို့အတွက် လုံလောက်တဲ့ ပိုက်ဆံအကြွေစေ့နဲ့ ပိုက်ဆံအကြွေရွက်တွေ ရှိမရှိ စစ်ဆေးပါ။

  • ကွာဟမှုရှိရင် ကြီးကြပ်သူကို ချက်ချင်းအကြောင်းကြားပါ။

• လုပ်ငန်းခွင် စစ်ဆေးခြင်း (Inspecting the Workstation):

  • ရောင်းအားမှတ်တမ်းစနစ် (POS system)၊ ဘောင်ချာထုတ်စက် (receipt printer) နဲ့ ကတ်ဖတ်စက် (card reader) တွေ အလုပ်လုပ်ရဲ့လား စစ်ဆေးပါ။

  • ဘောင်ချာစက္ကူနဲ့ တခြားလိုအပ်တဲ့ ပစ္စည်းတွေ လုံလောက်စွာ ရှိမရှိ စစ်ဆေးပါ။

  • Cashier နေရာ သန့်ရှင်းသပ်ရပ်မှု ရှိစေဖို့ သေချာပါစေ။

• စနစ်ဝင်ရောက်ခြင်း (Logging In):

  • POS system ထဲကို ကိုယ့်ရဲ့ သီးသန့်အကောင့်နဲ့ မှန်ကန်စွာ ဝင်ရောက်ပါ။

၂။ အရောင်းအဝယ်ပြုလုပ်ခြင်း (Transaction Procedures)

ဖောက်သည်တွေနဲ့ ငွေပေးချေမှုတွေ ပြုလုပ်တဲ့အခါ လိုက်နာရမယ့် အဆင့်တွေ ဖြစ်ပါတယ်။

• ဖောက်သည်ကို နှုတ်ဆက်ခြင်း (Greeting Customers):

  • ဖောက်သည်တိုင်းကို ပြုံးရွှင်စွာနဲ့ မျက်လုံးချင်းဆိုင်ပြီး ယဉ်ကျေးစွာ နှုတ်ဆက်ပါ။

  • လိုအပ်ရင် အကူအညီပေးပါ။

• ပစ္စည်းများ စကင်ဖတ်ခြင်း (Scanning Items):

  • ပစ္စည်းအားလုံးကို သေချာအောင် စကင်ဖတ်ပါ။

  • ဘာကုဒ်မပါတဲ့ ပစ္စည်းတွေအတွက် လိုအပ်ရင် ကုဒ်ကို ကိုယ်တိုင်ရိုက်ထည့်ပါ။

  • ဈေးနှုန်းကွာဟမှုတွေ ဒါမှမဟုတ် ပြဿနာတွေ ရှိရင် ဖောက်သည်နဲ့ ညှိနှိုင်းဖြေရှင်းပါ။

• ငွေပေးချေမှုများ ဆောင်ရွက်ခြင်း (Handling Payments):

  • ငွေသားပေးချေမှု (Cash Payments):

    • စုစုပေါင်းကျသင့်ငွေကို ရှင်းရှင်းလင်းလင်း ပြောပြပါ။

    • လက်ခံရရှိတဲ့ငွေကို ရေတွက်ပြီး ဖောက်သည်ကို ပြန်ပြောပြပါ။

    • ငွေအကြွေကို မှန်မှန်ကန်ကန် ရေတွက်ပြီး ပြန်ပေးပါ။ ပြန်ပေးရမယ့် ငွေပမာဏကို ပြောပြပါ။

    • ငွေပေးချေမှု မပြီးမချင်း ပိုက်ဆံအများကြီးကို ငွေအံဆွဲအောက်မှာ ထားပါ။

  • ကတ်ဖြင့်ပေးချေမှု (Card Payments - Credit/Debit):

    • ကတ်ဖတ်စက်ကို အသုံးပြုပြီး ငွေပေးချေမှု လုပ်ငန်းစဉ်ကို ဆောင်ရွက်ပါ။

    • လိုအပ်ရင် ကတ်ပိုင်ရှင်ရဲ့ ကိုယ်ရေးအချက်အလက်ကို စစ်ဆေးပါ။

    • ငွေပေးချေမှု အတည်ပြုပြီးမှ ကတ်ကို ပြန်ပေးပါ။

  • မိုဘိုင်းလ်ငွေပေးချေမှု/အီလက်ထရောနစ်ပိုက်ဆံအိတ် (Mobile Payments/E-wallets):

    • QR code စကင်ဖတ်ခြင်း စတဲ့ သတ်မှတ်ထားတဲ့ လုပ်ထုံးလုပ်နည်းအတိုင်း ဆောင်ရွက်ပါ။

  • အခြားငွေပေးချေမှုများ (Gift Cards, Vouchers, Store Credit):

    • တစ်ခုချင်းစီရဲ့ လုပ်ထုံးလုပ်နည်းတွေကို နားလည်ထားပါ။

    • မှန်ကန်မှုနဲ့ လက်ကျန်ငွေကို စစ်ဆေးပါ။

• ဘောင်ချာထုတ်ပေးခြင်း (Issuing Receipts):

  • ဖောက်သည်ကို ဘောင်ချာ အမြဲတမ်း ပေးပါ။

  • အရောင်းအဝယ်အသေးစိတ် အချက်အလက်တွေ ရှင်းရှင်းလင်းလင်း ပါရှိကြောင်း သေချာပါစေ။

• ပစ္စည်းထည့်ပေးခြင်း (Bagging Items):

  • ဝယ်ယူထားတဲ့ ပစ္စည်းတွေကို စနစ်တကျ ထုပ်ပိုးပေးပြီး ပျက်စီးလွယ်တဲ့ ပစ္စည်းတွေကို ဂရုတစိုက် ကိုင်တွယ်ပါ။

၃။ လုပ်ငန်းပြီးဆုံးခြင်း (Closing Procedures)

တစ်ရက်တာအတွက် လုပ်ငန်းပြီးဆုံးချိန်မှာ ဆောင်ရွက်ရမယ့် အချက်တွေ ဖြစ်ပါတယ်။

• ငွေအံဆွဲစစ်ဆေးခြင်း (Cashing Out the Drawer):

  • နောက်ဆုံးအကြိမ် ငွေသားရေတွက်ခြင်းကို လုပ်ဆောင်ပြီး ပိုက်ဆံအမျိုးအစားအလိုက် ခွဲခြားပါ။

  • POS system ရဲ့ Z-report (တစ်ရက်တာအစီရင်ခံစာ) နဲ့ စုစုပေါင်းငွေကို တိုက်ဆိုင်စစ်ဆေးပါ။

  • ပိုလျှံခြင်း ဒါမှမဟုတ် လိုအပ်ခြင်းရှိရင် ချက်ချင်း ကြီးကြပ်သူကို အကြောင်းကြားပြီး စုံစမ်းပါ။

• ငွေသွင်းရန် ပြင်ဆင်ခြင်း (Preparing Deposits):

  • လုပ်ငန်းရဲ့ မူဝါဒအတိုင်း ငွေသားနဲ့ ချက်လက်မှတ်တွေကို ငွေသွင်းဖို့ ပြင်ဆင်ပါ။

  • လိုအပ်တဲ့ ပုံစံအားလုံးကို မှန်မှန်ကန်ကန် ဖြည့်စွက်ပါ။

• လုပ်ငန်းခွင် သန့်ရှင်းရေး (Cleaning the Workstation):

  • ကက်ရှီယာနေရာကို သပ်ရပ်သန့်ရှင်းအောင် ထားပြီး နောက်အလှည့်ကျသူအတွက် ပြင်ဆင်ထားပါ။

• စနစ်မှ ထွက်ခြင်း (Logging Out):

  • POS system ကနေ စနစ်တကျ ထွက်ပြီး လုပ်ငန်းခွင်ကို လုံခြုံစွာထားပါ။

၄။ ဖောက်သည်ဝန်ဆောင်မှု လမ်းညွှန်ချက်များ (Customer Service Guidelines)

ငွေပေးချေမှုအပြင် ဖောက်သည်တွေနဲ့ ထိတွေ့ဆက်ဆံတဲ့အခါ လိုက်နာရမယ့် အချက်တွေ ဖြစ်ပါတယ်။

• အပြုသဘောဆောင်သော သဘောထား (Positive Attitude): ဖော်ရွေပြီး ကူညီတတ်တဲ့ ပရော်ဖက်ရှင်နယ် ဆက်ဆံရေးကို ထိန်းသိမ်းပါ။

• ပြဿနာဖြေရှင်းခြင်း (Problem Resolution):

  • ဖောက်သည်တွေရဲ့ တိုင်ကြားချက်တွေ ဒါမှမဟုတ် ပြဿနာတွေကို ဂရုတစိုက် နားထောင်ပါ။

  • သေးငယ်တဲ့ ပြဿနာတွေကို ကိုယ်တိုင်ဖြေရှင်းဖို့ ကြိုးစားပါ။

  • ရှုပ်ထွေးတဲ့ ဒါမှမဟုတ် ဖြေရှင်းလို့မရတဲ့ ပြဿနာတွေကို ကြီးကြပ်သူကို ချက်ချင်း အကြောင်းကြားပါ။

• ထုတ်ကုန်အသိပညာ (Product Knowledge): ဖောက်သည်တွေ မေးလေ့ရှိတဲ့ မေးခွန်းတွေကို ဖြေဆိုနိုင်ဖို့ ထုတ်ကုန်တွေရဲ့ အခြေခံအချက်အလက်တွေကို နားလည်ထားပါ။

• ပစ္စည်းအလဲအလှယ်/ငွေပြန်အမ်းခြင်း ဆောင်ရွက်ခြင်း (Handling Returns/Exchanges):

  • ပစ္စည်းအလဲအလှယ်နဲ့ ငွေပြန်အမ်းခြင်းအတွက် လုပ်ငန်းရဲ့ သတ်မှတ်မူဝါဒတွေကို လိုက်နာပါ။

  • ဝယ်ယူခဲ့တဲ့ အထောက်အထားနဲ့ ပစ္စည်းအခြေအနေကို စစ်ဆေးပါ။

၅။ လုံခြုံရေးနှင့် ဆုံးရှုံးမှုကာကွယ်ခြင်း (Security and Loss Prevention)

လုပ်ငန်းကို ခိုးယူမှုနဲ့ လိမ်လည်မှုတွေကနေ ကာကွယ်ဖို့အတွက် အရေးကြီးပါတယ်။

• ငွေစက္ကူအတု ခွဲခြားသိရှိခြင်း (Counterfeit Detection):

  • လုံခြုံရေးအမှတ်အသားများ (ရေစာ၊ လုံခြုံရေးကြိုး) များကို အသုံးပြုပြီး ငွေစက္ကူအတုများကို ခွဲခြားသိရှိရန် လေ့လာပါ။

  • ငွေစက္ကူအတုလို့ သံသယရှိရင် ကြီးကြပ်သူကို အကြောင်းကြားပါ။

• ခိုးယူမှု ကာကွယ်ခြင်း (Preventing Theft - Internal/External):

  • ပတ်ဝန်းကျင်ကို သတိထားပြီး အမြဲတမ်း နိုးကြားနေပါ။

  • သံသယဖြစ်ဖွယ် အပြုအမူများကို ကိုင်တွယ်ဖြေရှင်းရာတွင် လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများကို လိုက်နာပါ။

  • ငွေအံဆွဲကို ဘယ်တော့မှ လော့ခ်မချဘဲ ပစ်မထားပါနဲ့။

• ဒေတာလုံခြုံရေး (Data Security):

  • ဖောက်သည်ရဲ့ ငွေပေးချေမှုအချက်အလက်တွေကို ကာကွယ်ပါ။

  • POS login အချက်အလက်တွေကို ဘယ်သူနဲ့မှ မမျှဝေပါနဲ့။

• ငွေထုတ်ယူခြင်းနှင့် ငွေပြန်အမ်းခြင်း ဆောင်ရွက်ခြင်း (Handling Voids and Refunds):

  • ငွေထုတ်ယူခြင်း (voids) နဲ့ ငွေပြန်အမ်းခြင်း (refunds) အားလုံးအတွက် ကြီးကြပ်သူရဲ့ ခွင့်ပြုချက် လိုအပ်ပါတယ်။

  • ဒီလုပ်ငန်းစဉ်တွေကို အသေးစိတ် မှတ်တမ်းတင်ပါ။

၆။ အရေးပေါ်လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများ (Emergency Procedures)

မျှော်လင့်မထားတဲ့ အခြေအနေတွေမှာ ဘာလုပ်ရမလဲဆိုတာကို ဖော်ပြထားပါတယ်။

• စနစ်ချို့ယွင်းမှုများ (System Malfunctions):

  • POS system ပျက်သွားရင် ဘယ်သူ့ကို ဆက်သွယ်ရမယ်ဆိုတာနဲ့ ငွေပေးချေမှုများကို ကိုယ်တိုင်ဆောင်ရွက်ရမယ့် နည်းလမ်းတွေကို သိထားပါ။

• ဓားပြတိုက်မှု/လုံခြုံရေးဆိုင်ရာဖြစ်ရပ်များ (Robbery/Security Incidents):

  • သတ်မှတ်ထားတဲ့ ဘေးကင်းရေး လုပ်ထုံးလုပ်နည်းတွေကို လိုက်နာပါ။

  • ကိုယ်ပိုင်လုံခြုံရေးကို ဦးစားပေးပြီး ဥပဒေစိုးမိုးရေး အဖွဲ့အစည်းတွေနဲ့ ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်ပါ။

• ဓာတ်အားပြတ်တောက်မှုများ (Power Outages):

  • ကိုယ်တိုင်ရောင်းချခြင်း ဒါမှမဟုတ် ယာယီပိတ်သိမ်းခြင်းအတွက် လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများကို နားလည်ထားပါ။

၇။ ကျန်းမာရေးနှင့် ဘေးကင်းရေး (Health and Safety)

• အလုပ်ခွင်အနေအထား (Ergonomics): ခန္ဓာကိုယ်အနေအထား မှန်ကန်စွာ ထိုင်ဖို့နဲ့ အနားယူဖို့ တိုက်တွန်းပါ။

• သန့်ရှင်းမှု (Cleanliness): လုပ်ငန်းခွင်ကို သန့်ရှင်းသပ်ရပ်ပြီး ကျန်းမာရေးနဲ့ညီညွတ်အောင် ထိန်းသိမ်းပါ။

ဒီ SOP အဆင့်ဆင့်တွေက ကက်ရှီယာတစ်ယောက်အနေနဲ့ လုပ်ငန်းခွင်မှာ ပိုမိုကောင်းမွန်ပြီး ထိရောက်စွာ လုပ်ကိုင်နိုင်ဖို့ များစွာ အထောက်အကူပြုပါလိမ့်မယ်။